Catering till bröllop bör helst bokas så snart datum och plats är bestämda. För många par innebär det att börja kontakta möjliga leverantörer omkring nio till tolv månader före bröllopet. Det är en rekommendation för planeringen, inte en fast regel. Tillgängligheten påverkas bland annat av veckodag, årstid, ort, antal gäster och vilken typ av servering ni önskar.
Populära lördagar under sen vår och sommar blir ofta uppbokade tidigare än vardagar och datum under lugnare perioder. Om ni har hittat en leverantör vars mat och upplägg känns rätt finns det sällan någon anledning att vänta. En tidig förfrågan ger också mer tid att prata igenom bröllopsmeny, specialkost och platsens praktiska förutsättningar.
Det går ibland att ordna bröllopscatering med kortare framförhållning, särskilt om ni kan vara flexibla med meny eller serveringssätt. Tre till sex månader kan fungera, men urvalet kan vara mindre. Med bara några veckor kvar blir det svårare att räkna med att en viss leverantör är ledig.
Datumet avgör hur bråttom det är
Det första steget är att skicka en förfrågan så snart ni känner till bröllopsdatumet. Ni behöver inte ha bestämt varje detalj. Ett ungefärligt gästantal, plats, önskat serveringssätt och tankar kring maten räcker ofta för ett första samtal.
Ska bröllopet hållas på en gård, i en trädgård eller på en plats utan fast kök behöver leverantören få veta det tidigt. En foodtruck eller ett mobilt kök kräver utrymme för uppställning, möjlighet att köra in och ut samt ibland tillgång till el. Vi serverar från foodtruck eller tältkök. Sådana praktiska frågor kan påverka vilket upplägg som är möjligt, även när datumet fortfarande är ledigt.
Fundera också på hur maten ska passa in i dagen. Mat som lagas och serveras direkt till gästerna ger en annan rytm än en sittande middag med flera serveringar. Om många ska äta inom ett kort tidsfönster behöver köket hålla rätt tempo så att långa köer inte uppstår.
Det här bör ni diskutera före bokningen
Innan ni bekräftar cateringbokningen är det klokt att prata igenom vad den faktiskt omfattar. Börja med gästantalet, även om siffran ännu är preliminär. Fråga sedan när det slutliga antalet måste lämnas och hur ändringar hanteras.
Menyn behöver också fungera för olika behov. Vegetarisk och vegansk mat, allergier och annan specialkost bör tas upp tidigt. Det betyder inte att varje gästs val måste vara klart när bokningen görs, men leverantören behöver kunna bedöma om önskemålen går att genomföra i det valda köket.
Ta även reda på vad som krävs på platsen. Finns el, vatten och en plan yta? Kan ett fordon köra fram? Finns det tillräcklig fri höjd och en väg ut efter serveringen? På en bröllopsplats med begränsad framkomlighet kan tältkök vara ett alternativ, men även det kräver en lämplig yta.
En provsmakning kan vara relevant om leverantören erbjuder det, men den bör inte blandas ihop med reservationen av datumet. Fråga därför om datumet hålls medan ni väljer meny eller om bokningen blir giltig först efter en skriftlig bekräftelse.
När detaljerna kan vänta
Allt behöver inte beslutas ett år i förväg. När datum, plats, ungefärligt gästantal och typ av mat är överenskomna kan många detaljer tas senare. Det kan handla om fördelningen mellan olika rätter, antalet vegetariska portioner och serveringens starttid.
Gör ändå inte ändringar utan att först stämma av med leverantören. Ett större gästantal kan påverka råvaror, bemanning, tillagning och tiden som behövs för serveringen. Detsamma gäller om middagen flyttas eller om platsen ändras efter bokningen.
Be om en tydlig tidsplan för de sista beskeden. Hos vissa cateringföretag ska slutligt gästantal och specialkost lämnas en eller två veckor före bröllopet. Villkoren varierar, så utgå från den bekräftelse ni faktiskt får. Då kan toastmaster, lokalansvarig och kök arbeta efter samma tidsramar när körschema, serveringsstart och gästernas matval ska sättas ihop.